Der Amtsbriefkasten macht Ihre Kommune oder Behörde fit für das Kostensparen. Mit ihm können Sie und ihre Verwaltungsmitarbeiter Dateien direkt und sicher geschützt vom PC aus versenden.
Dies funktioniert so intuitiv wie mit Papier. Der Amtsbriefkasten-Briefumschlag ist das elektronische Pendant zur Papierwelt:
Der Empfänger erhält eine E-Mail oder eine SMS als Hinweis, dass er im Amtsbriefkasten ein neues Dokument findet.
Dort ist es zugleich automatisch in die Online-Akte einsortiert. Diese Online-Akte hilft Ihren Kommunikationspartnern, die Übersicht über die Dokumente zu behalten. In der Papierwelt wäre so etwas nur gewährleistet, wenn die Empfänger Kopien aller gesendeten Schreiben und die Eingänge aus Ihrer Verwaltung ordentlich abheften. Der Amtsbriefkasten tut dies vollautomatisch. Daher werden Ihre Bürger den Amtsbriefkasten mögen, so wie bereits tausende Rechtsanwälte den elektronischen Gerichtsbriefkasten im Land Brandenburg zu schätzen wissen.
Als Kommune oder Behörde haben Sie die Möglichkeit, dank individuellem Erscheinungsbild den Amtsbriefkasten exakt wie ihre Webseite aussehen zu lassen.
Bei der Adressierung der Empfänger gehen Sie mit dem Amtsbriefkasten auf Nummer sicher. Sie schalten als staatliche Verwaltung den Zugang frei für interessierte Teilnehmer. Denn erstens ist dieses Verfahren amtlich im wahrsten Sinne des Wortes. Zweitens ist es viel billiger als die Alternative per Postidentifikation, bei der sich Bürger nunmehr im Schreibwahrenladen ausweisen müssten oder dieser Vorgang z.B. in einem Bankverkaufsgespräch enden kann, falls keine echte Postfiliale mehr besteht.
Single-Sign-On im Amtbriefkasten ist ein großer Vorteil für die Teilnehmer: Das Zugangspasswort kann in allen angeschlossenenen Amtsbriefkästen genutzt werden.
Außerdem sehen Ihre Teilnehmer die elektronischen Schreiben gesammelt von allen Behörden, Kommunen und Verwaltungen, die auch den Amtsbriefkasten einsetzen.
Ebenso bürgerfreundlich ist der Sprachumschalter. Verwenden Sie Ihren Amtsbriefkasten z.B. auf Deutsch und Sorbisch oder zusätzlich in englischer, polnischer oder französicher Sprache.
Teilnehmer können elektronische Schreiben in den Amtsbriefkasten einwerfen. Der Amtsbriefkasten erfüllt dabei alle rechtlichen Anforderungen. Er prüft auf Viren, korrekte Dokumentenformate und die eventuell vorhandene digitale Signatur (einschließlich der qualifizierten Signatur) und erteilt eine Eingangsbestätigung.
Ein leistungsstarkes Poststellenprogramm sorgt dafür, dass die elektronischen Briefe bei Ihnen genau wie Papiereingänge automatisch ausgepackt und für die weitere Bearbeitung geordnet abgelegt werden. Geeignete Ergänzungen sind zum Beispiel das Amtsfax-Druckprogramm oder für vollständige digitale Weiterbearbeitung die LegalXpress® Dokumentenliste.
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